Gerencia de Archivos

Gerencia de Archivos es una disciplina que estudia el tratamiento adecuado en las organizaciones a ciertos activos de información denominados archivos.

Un archivo es un activo de información, digital o en papel, que refleja la historia o memoria de la organización respecto a sus actividades. Ejemplos de estos activos son facturas, pedidos, documentos contables, actas, correo electrónico, etc.

Dichos activos se caracterizan por:

• No deberían ser alterables una vez creados.
• Existe algún tipo de exigencia legal o corporativa para que sean conservados durante un periodo mínimo de tiempo.
• Tienen valor para la organización.

La mayoría de los archivos tienen forma de documento, en papel o en formato digital, motivo por el que esta disciplina está íntimamente asociada a la de gestión documental.

Definiciones formales

ISO proporciona la siguiente definición: "Disciplina encargada del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de records, incluyendo el proceso de captura y mantenimiento de las evidencias e informaciones acerca de actividades de negocio y transacciones en la forma de records".

Por otra parte, el Consejo Internacional de Archivos define record como: "un fragmento específico de información registrada que se ha generado, recopilado o recibido en la iniciación, conducción o compleción de una actividad y que aglutina suficiente contenido, contexto y estructura como para probar o evidenciar dicha actividad"