Intranets Sectoriales Sala de Situación Humanitaria ColombiaSSH

Introducción

Este documento presenta la iniciativa de intranets sectoriales como una estrategia para fortalecer el flujo de información y comunicación. En el marco de la emergencia invernal en Colombia, se realizó un estudio entre diferentes herramientas, y finalmente se hizo una selección. Se presenta y se describen las herramientas y alcances de la iniciativa planteada. Finalmente se adicionan guías de funcionamiento y algunas preguntas frecuentes.

Desafío

La gestión de información en emergencia es un reto para los coordinadores humanitario. Este escenario usualmente implica la coordinación de actividades en diversos grupos, con miembros de diferentes organizaciones que a su vez cuentan con grados diferentes de competencia y capacitación técnica. El desafío consiste en aportar a clarificar y fortalecer a los flujos de información y comunicación dentro de estos actores en escenarios diversos; con una solución que, además, sea de fácil uso de forma que el tiempo y recursos usados en su implementación se destinen a ese objetivo de la forma más eficiente. Una estrategia posible es la implementación de sistemas informáticos que funcionen en internet, que permitan compartir diferentes materiales con diferentes niveles de acceso, que permita el trabajo colaborativo entre miembros de diferentes organizaciones, y que funcionen como repositorio compartido. Adicionalmente es deseable que se pueda integrar a otras iniciativas y desarrollos, así como que sirva para soportar tareas de coordinación, como la sincronización de agendas y el depósito de ayudas de memoria y otros materiales, todo esto de manera centralizada.

Principios

Para seleccionar la herramienta se han seguido estos principios:

• Usabilidad: El sistema debe ser sencillo de utilizar, y la curva de aprendizaje debe ser poco pronunciada. En lo posible se debe apelar al conocimiento previo de los usuarios.

• Independencia de plataformas: El sistema debe ser independiente de una plataforma organizacional específica, pues los actores del proceso provienen de diferentes organizaciones.

• Viabilidad financiera: La implementación del sistema debe encontrarse dentro de las posibilidades financieras de la iniciativa.

• Funcionalidad: el sistema deberá proveer de diversas funcionalidades y aplicaciones de manera centralizada.

• Flexibilidad: el sistema debe adaptarse a las necesidades y uso de los actores vinculados.

• Facilidad de implementación: el sistema debe permitir adicionar y aumentar sus características de forma rápida.

• Delegación y control de acceso: el sistema debe permitir controlar diferentes niveles de acceso a los materiales, a diferentes personas.