Base de datos de contactos

La base de datos de contactos de OCHA Colombia es una base de datos módulo del SIDIH.

Descripción básica

Es producido por la oficina en Bogotá además de las oficinas de terreno en donde se recoje tanto los contactos de las siguientes categorías de personas:

• Clusters
• Grupo Temático de Manejo de Información
• Equipos Humanitarios Locales
• Equipo Humanitario de País
• Donantes
• Miembros de otros espacios de coordinación humanitaria

Proceso de elaboración

• Tiempo de elaboración - aproximadamente un minuto por registro
• Detonante - recepción de una lista de asistencia de una reunión, otra lista de contactos de una contraparte o recepción de una correspondencia que anuncia cambio de domicilio de una organización
• Periodicidad - constante, con periodos de depuración semestrales
• Formato - base de datos, permite generar una hoja de Excel, un listado de correos para exportar a Lotus Notes
• Aprobaciones - la aprobación se hace cada alimentador designado como punto focal, la revisión se hace semestralmente para depurar las listas y en el momento de envíos para chequear correos ya inválidos
• Distribución - acceso a la BD de contactos será restringido a contrapartes seleccionadas, incluyendo personal de OCHA, Puntos Focales de Manejo de Información y otros

Uso de este producto

• Audiencia - el principal audiencia de la base de datos de contactos son los operadores humanitarios, incluyendo miembros del EHL, Clusters y personal de OCHA, para trabajo operacional de campo. Permite generar tanto listas para envío por correo electrónico como para correo normal. En algunos casos solicitan listados de contrapartes en la sede, esta es una audiencia secundaria.

Contenido

El registro del contacto consiste de la siguiente información:

• Nombres
• Apellidos
• Teléfono directo
• Fax
• Celular
• Email
• Cargo
• Primer Encabezado
• Saludo
• Organización a la que pertenece - aquí se selecciona una organización registrada en el SI 3W (ver esa página para consultar las variables registradas en el SI 3W)
• Espacio de coordinación a la que pertenece (esta lista se puede actualizar desde el módulo del administrador - un contacto puede pertenecer a multiples espacios)

Flujograma

• • Pendiente **

Ver también

• Unidad de Información, Comunicación y Reporte

Enlaces Externas

• SIDIH - ingresa con un usuario aprobado para registrar contactos o consultarlos
• Procedimiento Estándar Operacional de la Base de Datos de Contactos