Diferencia entre revisiones de «Unidad de Información, Comunicación y Reporte»
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Revisión del 11:08 14 feb 2013
La Unidad de Información, Comunicación y Reporte de OCHA Colombia es la entidad responsable para la recolección, sistematización, validación, difusión y comunicación de los distintos productos de información que maneja la oficina para su uso por parte del Equipo Humanitario de País en Colombia. La unidad fue creado en 2013 a base de la fusión de las unidades de manejo de información y reporte, agregando funciones de comunicación, con el fin de alinear los mensajes que envíe el EHP, y el Coordinador Humanitario a donantes, actores humanitarios, gobierno y a la comunidad internacional, entre otros.
Sumario
Manejo de Información
OCHA tiene la responsabilidad, como la parte del Secretariado General de las Naciones Unidas que debe coordinar la respuesta humanitaria a desastres naturales y emergencia compleja, recolectar, sistematizar y validar información de calidad que permite tomar decisiones que promueven la acción humanitaria efectiva. Esta sección describe los origenes del manejo de información en OCHA por un lado y la lista de productos que se produce en el área de manejo de información por otro.
Inicio de trabajo
En Colombia, la estrategia de manejo de información inició en el 2002 con la elaboración de fichas municipales entre el marco de la Sala de Situación Humanitaria, cual en ese tiempo fue concebido como un esfuerzo interagencial de recolectar, sistematizar y compartir información sobre las zonas en Colombia que sufrían situaciones humanitarias. La necesidad de esta acción fue identificada en el momento del masacre de Bojayá, también en el 2002, con lo cual las agencias de las Naciones Unidas iniciaron el proyecto, donando personal de OIM, ACNUR, OCHA y UNICEF.
Empezando en el 2002, estas fichas municipales fueron compilados en archivos de Excel, e incluían las variables de información que IASC definió más tarde como elementos del Conjunto de Datos Operacionales en Común y Conjunto de Datos Operacionales Fundamentales (COD-FOD). El proceso de recolección de información en ese momento dependía en gran parte en coordinación con las entidades del gobierno, al nivel nacional y departamental.
En 2003 y 2004, con la recolección y sistematización de información de cartografía base, la SSH empezó a producir mapas sobre la situación humanitaria en Colombia. Otras entidades, tales como CODHES y la Red de Solidaridad Social (luego Acción Social y finalmente UARIV) también producían mapas en este periodo, aunque entre el SNU en Colombia este espacio era el único que producía este tipo de mapas.
En el 2006, el SIDIH fue desarrollado como un esfuerzo de sistematizar las fichas municipales, que ya habían vuelto difícil de actualizar, entre más datos municipales habían sido compilados.
Productos de Manejo de Información
Los productos asociados con el manejo de información en muchos casos también están asociados con los productos de Reporting también detallados en la siguiente sección. Entre los productos principales son los siguientes, y estos también terminan siendo utilizados en otros productos que produce OCHA:
- Mapas
- Temáticos
- Geográficos
- SIDIH (common humanitarian service de OCHA Colombia), y sus módulos, incluyendo a los siguientes:
- Fichas municipales
- Gráficas y resumenes
- Reportes
- Mapas temáticos
- 4W
- Monitoreo de Medios
- Misiones de terreno
- Base de datos de contactos
- Geonode
- Infograma
- Monitor, que visualiza flujos de información de eventos de dos plataformas
- Matriz de seguimiento de emergencias
- Por razón de Desplazamientos masivos
- Por razón de Confinamiento o eventos creando una restricción al acceso humanitario
- Tablero de mando o Dashboard humanitario - este producto es obligatorio cuando hay un CAP en el país
- Ficha de Análisis de Brechas - una representación de los resultados de una evaluación de necesidades, e.g., MIRA
Reporting
OCHA Colombia tiene una serie de productos obligatorios que debe producir con una periodicidad establecida en la sede de OCHA al nivel mundial. Los estándares de los productos de Reporting están definidos en la sede, consultando a las oficinas alrededor del mundo, con el objetivo de crear una harmonía entre los productos consultados por la comunidad humanitaria, con una previsibilidad en la ubicación de información importante para la toma de decisiones. En el caso de OCHA Colombia, los flujos de información relacionados con cada producto de Reporting se puede consultar en los siguientes enlaces:
- Informe Semanal enviado a la sede - obligatorio
- Informes Semanales desde el Terreno
- Informe de Situación o Sitrep - obligatorio cuando hay emergencia
- Flash emails
- Boletín Humanitario mensual - obligatorio
- Brief de Colombia - aunque no esté en la lista de productos obligatorios, en la práctica siempre se incluye cuando hay una misión de la sede al país
- Infografías o Snapshots (en inglés) - obligatorio
- Fichas regionales o Regional factsheets
Entre los productos obligatorios, aparte de los anteriores, de Reporting, están los infografías, mencionados entre los productos de manejo de información, y el tablero de mando o dashboard, en casos cuando hay un CAP en el país. La lista de productos obligatorios están revisados semestralmente desde la sede de OCHA para ver que su nivel de calidad sea adecuado y de acuerdo a los estándares internacionales para cada uno.
Comunicación
OCHA Colombia debe comunicar efectivamente con sus contrapartes de manera estratégica y eficiente, a favor de los intereses de las personas afectadas por situaciones humanitarias en el país. Esto implica el manejo de multiples herramientas de comunicación que deben ser manejados para lograr los objetivos estratégicos del EHP. Entre ellos están:
- Mensajes Claves
- Portal Humanitario
- Comunicados de Prensa
- Uso estratégico de medios sociales
- Eventos de incidencia, pueden ser en conjunto con el IEH u otros actores del EHP
- Dia Mundial Humanitario
Capacitaciones
La Unidad de Información, Comunicación y Reporting es responsable para las capacitaciones asociadas con los distintos procesos, herramientas y productos asociados a sus áreas de competencia. El enfoque de capacitación es hacía los Equipos Humanitarios Locales, aunque también se acompaña con capacitaciones sobre procesos de manejo de información más interna, enfocada hacía personal de OCHA trabajando en las distintas secciones de la organizacíon.