Guias de Almacenimiento y Renovación Electrónica
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Los Guias de Almacenimiento y Renovación Electrónica relacionan los procedimientos relativos al manejo de archivos en OCHA.
Por definición, un calendario de retenciones es un guía todo inclusivo cubriendo la disposición de archivos para poder asegurar su preservación mientras que tienen valor administrativo, fiscal, legal o para investigaciones. En donde:
- Un archivo con valor administrativo sea necesario para llevar a cabo negocios diarios
- Valor fiscal significa que el archivo establece trazos para la auditoría documentando dineros recibidios, manejados o gastados
- Valor legal significa que los archivos documentan los derechos o responsabilidades de las Naciones Unidas o su personal
- Archivos con valor para la investigación, incluyendo lecciones aprendidas y procesos de evaluación, son importantes por la información que contienen sobre las Naciones Unidas y sus actividades. Son valiosos para programas y análisis de políticas en el futuro y la documentación de la memoria institucional de la organización.
- OCHA espera que su personal utiliza su juicio y aumentan el periodo de retención para un archivo que podría ser útil por un periodo mayor a lo que se especifica de manera sugerida.
- Cambios sugeridos para la retención deben ser enviados a la Sección de Tecnología de Información.
- Calendarios de retención y desecho para archivos electrónicos deben ser consistentes con calendarios para archivos en papel.