Informe de Situación

Un Informe de Situación es un documento operacional conciso creado con la intención de apoyar la coordinación de una respuesta humanitaria en una crisis aguda.

Propósito

Debe permitir una visión de las necesidades, respuestas y brechas en una emergencia dada. Un Informe de Situación de OCHA se utiliza para ayudar a los actores directamente involucradas en una emergencia humanitaria sobre los desarrollos en el campo. También se utiliza para mobilizar recursos. Un Informe de Situación debe ser factual, neutral, sin sesgos y sin emociones en su reporte sobre la respuesta humanitaria. Debe ver tan solo un Informe de Situación de OCHA por emergencia en el dominio público al mismo tiempo.

Decisión de Publicar

Un Informe de Situación debe ser emitido durante la fase aguda de una emergencia (una emergencia compleja o un desastre natural), i.e., al inicio de una crisis nueva o deterioro de una emergencia que sigue. El termino "Informe de Situación" y la plantilla correspondiente no debe ser utilizada para reportar sobre una emergencia crónica en dónde la situación humanitaria puede ser crítica pero no está cambiando. Un informe semanal o mensual debe ser utilizado para emitir esta información. El Jefe de Oficina (o su delegado) es responsable para decidir si un evento amerita un Informe de Situación de OCHA. Este juicio se debe hacer en consulta con el Coordinador Residente/Coordinador Humanitario, en dónde sea aplicable, y con el consejo del personal en el país y/o el Oficial de Escritorio de CRD. La decisión de emitir información en un Informe de Situación o en un informe semanal no debe demorar la recolección y consolidación pro-activa del evento. La información será necesaria sin respecto de su formato final. Algunos puntos a considerar, entre otros, cuando se decide emitir un Informe de Situación, son:

1. ¿qué número de muertos o desaparecidos, y es probable que aumentan?
2. ¿cuántas personas más fueron afectadas?
3. ¿qué tan significante fue el número de muertos y afectados en el contexto de la población general?
4. ¿ha habido una alerta GDACS?
5. ¿el gobierno ha declarado una emergencia?
6. ¿el gobierno ha solicitado o aceptado asistencia internacional?
7. ¿un equipo UNDAC está listo para ser desplegado?
8. ¿se emitirá un llamamiento?
9. ¿ha habido una solicitud al CERF?
10. ¿un equipo de tareas de emergencia de OCHA ha sido establecido?

Frecuencia

El primer Informe de Situación debe ser emitido entre 24 horas de la emergencia. En la fase inicial de una emergencia, un Informe de Situación debe ser emitido diariamente. Mientras que la situación vuelve más estable, el reportaje se debe mover a cada segundo o tercer día. Una vez que la fase de respuesta a emergencia ha terminada, el Jefe de Oficina es responsable para tomar la decisión sobre si mover los reportes hacía un informe semanal o mensual, o terminar el proceso de reportaje totalmente. Esta decisión se debe hacer en consulta con el CR/CH y con el consejo del Oficial de Reportes. Incluye el siguiente texto en el cuerpo de su último correo: "Éste es el último Informe de Situación para [nombre de emergencia], menos que desarrollos no previstos ocurren. Para mayor información sobre [país], vaya a [sitio web] o lee el informe regular siguiente: [nombre del informe periodico]."

Audiencia

El Informe de Situación tiene multiples audiencias, con requerimientos diferentes. Las audiencias principales para considerar incluyen:

1. actores humanitarios en el país afectado
2. actores humanitarios desde fuera del país, donantes y personal de OCHA de fuera del país

Los actores humanitarios en el país afectado quieren evaluar la situación general y saber qué están haciendo los demás actores. Los actores humanitarios fuera del país quieren decidir si intervienen o no. Los donantes quieren una imagen general de cómo la situación general y la respuesta están evolucionando para poder tomar decisiones de financiación y recomendaciones. El personal de OCHA desde fuera del país hacen uso de los Informes de Situaciones como la base para otros tipos de informes internos y externos. Las audiencias secundarias incluyen los gobiernos nacionales, las organizaciones de la sociedad civil, los medios y el público en general.

Preparación

Para ellas emergencias que ocurren en un país en dónde hay una Oficina de Terreno de OCHA, el Oficial de Asuntos Humanitarios es el responsable para recompilar el primer borrador del Informe de Situación. Para ellas emergencias que ocurren en un país en dónde hay una presencia de terreno, el personal de OCHA en el país es el responsable para recompilar el primer borrador. Para ellas emergencias que ocurren en un país en dónde no hay una oficina ni presencia, el Equipo de País o la Oficina del Coordinador Residente es el responsable para la publicación de un Informe de Situación. Es a la discreción del Jefe de Oficina Regional, en consulta con el equipo en el país y el Oficial CRD sobre si se emite un Informe de Situación de OCHA o únicamente apoyar en la producción de un informe desde la OCR/EP.

Formato

La plantilla estándar para un Informe de Situación debe ser el modelo en todos los casos. Todos los Informes de Situación deben tener los encabazados básicos:

1. subrayos/prioridades claves
2. vista general de la situación
3. respuesta humanitaria
4. financiación
5. detalles de contacto

El encabazado de la respuesta humanitaria debe incluir sub-encabazados para cada Cluster/sector. Los sub-encabazados pueden ser alistados en orden alfabético y debe evitar tener que justificar por qué ciertos Cluster están primeros, o pueden ser priorizados según la necesidad más grande. Otros encabazados pueden incluir:

1. necesidades prioritarias
2. acceso y seguridad
3. coordinación
4. lugares geográficos

El orden de los encabazados pueden ser ajustados dependiendo en qué información debe ser enfatizado en ciertos momentos de la emergencia. Un encabazado o sub-encabazado puede ser eliminado o se puede utilizar la designación "nada para reportar" en dónde no hay desarrollos de importancia. Para emergencia no corporativos, el Informe de Situación se aprueba por el Jefe de Oficina y se emite en el terreno entre una audiencia local y se copia al Oficial de CRD. Cuando el informe amerita una distribución global, el Oficial CRD debe reenviarlo a la lista de correo global (OCHA Sitreplist). Contenido suplementario de la sede debe ser incorporado en la próxima versión enumerada del Informe de Situación para poder evitar tener versiones en competencia en el dominio público.

Contenido

Los principales fuentes de contenido para el Informe de Situación son las contrapartes y los actores en el terreno. Esto incluye los Líderes de Cluster y sector, las ONG nacionales e internacionales, las organizaciones de la sociedad civil, el gobierno nacional, las partes del conflicto, los donantes y los medios. (Utilice juicio cuando se cita información de partes del conflicto). La información no debe ser alistada de manera acumulada desde el inicio de la emergencia. El historial de la respuesta se debe manejar desde otro producto de información, si sea necesario. Los Informes de Situación no deben ser un listado de las organizaciones o los proyectos en el terreno. Los detalles de una respuesta por Cluster/sector pueden ser enlazados por web o anexados. Utiliza tablas para mostrar figuras que cambian sobre el tiempo. Los Informes de Situación deben incluir un mapa de ubicación, producido por Reliefweb MapCentre entre 24 horas de todos los desastres naturales. Para otros tipos de emergencias agudas, solicitudes específicas pueden ser enviados a: maps@reliefweb.int.

Hay que difundir claramente los requerimientos de información para un Informe de Situación a las contrapartes humanitarias. También hay que dar retroalimentación regular sobre el contenido presentado. Distribuye la plantilla del Informe de Situación a los Puntos Focales de Manejo de Información.

Si un equipo de UNDAC ha sido desplegado, el Informe de Situación UNDAC, un informe interno para la comunidad de respuesta al desastre, debe ser utilizado como una fuente para el Informe de Situación de OCHA. La información de un Informe de Situación de OCHA se utiliza con frecuencia como contenido básico de otros productos claves de OCHA. Esto incluye pero no se limita a:

1. Comunicados de prensa
2. Mensajes Claves
3. Talking Points
4. Notas al Subsecretario General/SG

Proceso de Aprobación

Los Informes de Situación producidos para emergencias no corporativas y aprobadas por el terreno deben ser distribuidos en la idioma más apropiada para las contrapartes humanitarias locales (i.e., español, francés o árabe). Cuando un Informe de Situación localmente distribuida que no está en inglés se reenvie por el Oficial CRD encargado a la lista global de correos, una versión en inglés también debe estar disponible, dependiendo en la capacidad de personal. Los Informes de Situación producidos para las emergencias corporativas y aprobadas desde la sede siempre deben ser distribuidos en inglés. Es la responsabilidad de la Oficina de País o Regional ofrecer traducción desde la idioma local hacía inglés, cuando sea necesario.

Cuando se decide si se debe enviar el Informe de Situación a la lista de distribución global, toma en consideración lo siguiente:

1. ¿la emergencia tiene un significado global?
2. ¿se lanzará un llamamiento?
3. ¿es probable que la situación se empeora?

Para emergencias de gran escala, con complejidad política o que son emergencias corporativas, el Director CRD notificará al Jefe de Oficina que el Informe de Situación estará aprobado desde la sede. El Jefe de Oficina tiene la responsabilidad sobre el contenido y la calidad del Informe de Situación previa a su llegada a la sede. El Oficial CRD encargado debe suplementar el Informe con información de la sede como sea requerida. El informe final debe ser aprobado por el Director CRD (o su delegado) antes de ser distribuido simultáneamente a una audiencia local y global. En esos casos en dónde las diferencias de tiempo locales pueden prevenir la emisión de un informe actualizado, el Director CRD puede delegar responsabilidad para su aprobación al Jefe de Oficina. En este caso, el Oficial CRD encargado debe distribuir la versión final (tal como queda) a la lista de correos global. El contenido suplementario de la sede debe ser incorporado en la próxima versión enumerada del Informe de Situación. Cuando la Oficina de País o Regional tienen una necesidad operacional o política, ese informe debe ser llamado una Actualización de País o algo al estilo, y la plantilla para el Informe de Situación no debe ser utilizado.

Convenciones de Nombres

El título del Informe de Situación debe seguir el siguiente formato: OCHA Informe de Situación No. [x], fecha de la emergencia y país. Cuando se graba un archivo de un Informe de Situación, utiliza el siguiente formato de metadatos: OCHASitrepNo.[x]FechadeEmergenciaPaís.

Distribución

El Informe de Situación debe ser enviado por correo electrónico a la lista de distribución acordada. Si no existe una lista de distribución, el punto focal debe enviarlo a su lista de contactos, y dar un enlace para suscribir a los Informes de Situación en el sitio de web del país. Debe ser una opción para que la audiencia suscribe y desuscribe de la lista de distribución. La linea de 'sujeto' debe leer: OCHA Informe de Situación [x] país fecha de emergencia. El Informe de Situación debe ser adjuntado como un archivo PDF para prevenir cambios. Es preferible que el enlace al PDF sea enviado, colgando el PDF desde una página en dónde todos los Sitrep están disponibles en secuencia. En el cuerpo del mensaje de correo, corte y pega el texto de 'prioridades claves' así que lectores ocupados pueden acceder esta información sin tener que abrir el adjunto (o el enlace). Si el Informe de Situación está emitido desde el terreno (para emergencias no corporativas), el punto focal en el país es el responsable para enviar el Informe de Situación a ReliefWeb (submit@reliefweb.int), y el Oficial CRD encargado debe asegurar que se lo ha hecho. Si el Informe de Situación está emitido desde la sede (en casos de emergencias corporativas), el Oficial CRD encargado es el responsable para enviarlo.

Revisión del Producto

1. ¿La emergencia es una crisis aguda?
2. ¿Has dado la imagen en grande de la respuesta y las brechas que quedan por llenar?
3. ¿Se ha citado todas las fuentes?
4. ¿Toda la información está contextualizada?
5. ¿Se explica los términos técnicos y las siglas?
6. ¿Existe una información demasiada vaga para ser útil?
7. ¿Está en menos de tres páginas?
8. ¿Ha pasado por el proceso de aprobación correspondiente?
9. ¿Se ha utilizado la plantilla de OCHA?
10. ¿Está claro el periodo de reporte y cuándo estará emitido el próximo informe?

Enlaces Externos

• Standard Operating Procedures Extract for Sitreps