Unidad de Información, Comunicación y Reporting

La Unidad de Información, Comunicación y Reporting de OCHA Colombia es la entidad responsable para la recolección, sistematización, validación, difusión y comunicación de los distintos productos de información que maneja la oficina para su uso por parte del Equipo Humanitario de País en Colombia. La unidad fue creado en 2013 a base de la fusión de las unidades de manejo de información y reporting, agregando funciones de comunicación, con el fin de alinear los mensajes que envíe el EHP, y el Coordinador Humanitario a donantes, actores humanitarios, gobierno y a la comunidad internacional, entre otros.

Manejo de Información

OCHA tiene la responsabilidad, como la parte del Secretariado General de las Naciones Unidas que debe coordinar la respuesta humanitaria a desastres naturales y emergencia compleja, recolectar, sistematizar y validar información de calidad que permite tomar decisiones que promueven la acción humanitaria efectiva.

Inicio de trabajo

En Colombia, la estrategia de manejo de información inició en el 2002 con la elaboración de fichas municipales entre el marco de la Sala de Situación Humanitaria, cual en ese tiempo fue concebido como un esfuerzo interagencial de recolectar, sistematizar y compartir información sobre las zonas en Colombia que sufrían situaciones humanitarias. La necesidad de esta acción fue identificada en el momento del masacre de Bojayá, también en el 2002, con lo cual las agencias de las Naciones Unidas iniciaron el proyecto, donando personal de OIM, ACNUR, OCHA y UNICEF.

Empezando en el 2002, estas fichas municipales fueron compilados en archivos de Excel, e incluían las variables de información que IASC definió más tarde como elementos del Conjunto de Datos Operacionales en Común y Conjunto de Datos Operacionales Fundamentales (COD-FOD). El proceso de recolección de información en ese momento dependía en gran parte en coordinación con las entidades del gobierno, al nivel nacional y departamental.

En 2003 y 2004, con la recolección y sistematización de información de cartografía base, la SSH empezó a producir mapas sobre la situación humanitaria en Colombia. Otras entidades, tales como CODHES y la Red de Solidaridad Social (luego Acción Social y finalmente UARIV) también producían mapas en este periodo, aunque entre el SNU en Colombia este espacio era el único que producía este tipo de mapas.

En el 2006, el SIDIH fue desarrollado como un esfuerzo de sistematizar las fichas municipales, que ya habían vuelto difícil de actualizar, entre más datos municipales habían sido compilados.

Flujos de Productos de Manejo de Información

Los productos asociados con el manejo de información en muchos casos también están asociados con los productos de Reporting también detallados en la siguiente sección. Entre los productos principales son los siguientes, y estos también terminan siendo utilizados en otros productos que produce OCHA:

• Mapas
  • Temáticos
  • Geográficos
• SIDIH y sus módulos, incluyendo a los siguientes
  • Fichas municipales
  • Gráficas y resumenes
  • Reportes
  • Mapas temáticos
  • 4W
  • Monitoreo de Medios
  • [[
• Infografías o Snapshots (en inglés)

Reporting

OCHA Colombia tiene una serie de productos obligatorios que debe producir con una periodicidad establecida en la sede de OCHA al nivel mundial. Los estándares de los productos de Reporting están definidos en la sede, consultando a las oficinas alrededor del mundo, con el objetivo de crear una harmonía entre los productos consultados por la comunidad humanitaria, con una previsibilidad en la ubicación de información importante para la toma de decisiones. En el caso de OCHA Colombia, los flujos de información relacionados con cada producto de Reporting son los siguientes:

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Actividad Descripción Quien podría asumirla

1. Coordinación de la carga y depuración del módulo de eventos de conflicto armado en el SIDIH - Supervisión diaria de la pasante de la Universidad Santo Tomás (Karen Castellanos). - Depuración y revisión semanal de la carga en términos de verificación de la correcta clasificación de los eventos en las categorías definidas. - Supervisión de análisis mensual de tendencias con corte mensual para los diferentes productos de información. - Análisis de la información. Sylvia Echevrerri con apoyo de Jeffrey Villaveces

2. Seguimiento a desplazamientos masivos, alimentación de la matriz de monitoreo y ejercicio periódico de contraste con CODHES. Nota: Pendiente discusión con el ACNUR sobre manejo de información. - Seguimiento diario de fuentes. - Coordinación de la carga de la matriz por parte de las oficinas de terreno - Verificación de eventos con socios: UARIV, CODHES; etc. - Depuración mensual de la matriz. - Coordinar ejercicio de contraste y verificación con socios (CODHES por el momento, ACNUR hasta tanto se discuta entre Gerard y Terry las condiciones)

Sylvia Echeverry ha venido apoyando esta tarea. Los analistas de información apoyan.

Informes

3. Internal Weekly report a NY

Ver diagrama de flujo anexo - Recolección y sistematización de la información. - Redacción del informe en inglés - Envío al management para revisión y visto bueno. - Envío a las sedes: Charles Bernimolin, Sebastien Trieves, Thierry Delbreuve, OCHA-ROLAC

Ver diagrama de flujo anexo

4. Sitreps y flash emails de emergencias - Coordinación con equipos del terreno - Solicitud de mapas - Edición - Envío al management para revisión y visto bueno - Seguimiento a actualizaciones periódicas Sylvia Echeverry, apoya Gabriel Dicelis con mapas.

5. Boletín Humanitario Mensual

Nota: Los informes anteriores se encuentra en: ifolder / C:\Users\OCHA\Documents\04 Reporting\Reporting\Monthly Bulletin

Ver diagrama de flujo anexo - Recolección de información - Coordinación con responsables temáticos - Identificación de mensajes claves y temas más importantes del mes con base en análisis de tendencias (con base en actividad del punto 1) - Redacción del informe en inglés - Elaboración de gráficos y mapas - Montaje del informe en formato estándar - Discusión del primer borrador con el management. - Borrador 2 - Envío a CSB (John Ratcliffe, Nina Doyle) para edición en inglés. - Traducción al español - Selección y montaje de fotos y datos destacados - Montaje de versiones finales en inglés y español - Publicación en página web - Envío vía correo colombiassh

Nota: estas tareas están a cargo de una sola persona hoy en día. Se necesita el concurso de toda la oficina.

Ver diagrama de flujo anexo

6. Monthly Note on the implementation of the Transformative Agenda (John Ging)

Nota: Los informes anteriores se encuentran en: ifolder / C:\Users\OCHA\Documents\04 Reporting\Reporting\Monthly report IASC TA to CRD - Coordinación con responsables temáticos - Revisión y edición del primer borrador - Envío al management para revisión y visto bueno - Envío a la sede desde el correo de Gerard: John Ging, Philippe Lazzarini / c.c. Charles Bernimolin, Sebastien Trieves, Thierry Delbreuve, OCHA-ROLAC Chiara Capozio: - Coordinación con responsables temáticos - Revisión y edición del primer borrador - Envío al management para revisión y visto bueno

Magda Cifuentes: Envío a la sede desde el correo de Gerard 7. Colombia brief - Actualización periódica Héctor Latorre, apoyan Jeffrey Villaveces y Luis Fernando Amaya con datos. 8. Regional factsheets - Coordinación con equipos del terreno - Solicitud de mapas - Edición - Envío al management para revisión y visto bueno - Seguimiento a actualizaciones periódicas Originalmente lo hacía Héctor Latorre (antes del SLOWP). Sugiero que lo retome por conocer ya el proceso. 9. Productos ad hoc a demanda de la sede (i.e. peace talks) - Redacción en inglés - Edición - Envío al management para revisión y visto bueno Juan Pablo Caicedo y Chiara Capozio Coordinación 10. Flujo de información sobre emergencias con la UARIV - Contacto con Ramón Rodríguez para verificación, alerta o seguimiento a emergencias. Juan Pablo Caicedo como punto focal UARIV 11. Punto focal con Defensoría del Pueblo

Nota: No fue posible formalizar un acuerdo en 2011 (propuesta de intercambio de cartas fue a NY / OLA y no hubo respuesta). Los puntos focales han cambiado. - Seguimiento a propuesta de intercambio de cartas con la DP (la intención se remonta a 2007 con Raúl Rosende y Jorge Calero del Sistema de Alertas Tempranas) - Contacto con punto focal para verificación, alerta o seguimiento a emergencias. - Coordinación de ejercicios de análisis periódicos (con la oficina delegada de desplazamiento y el SAT) Juan Pablo Caicedo para fortalecer el eje de análisis y por vínculo con DP a través del EE de la Res. 1612 12. Punto focal con CODHES - Contacto con Fabio Lozano / Paola Hurtado para verificación, alerta o seguimiento a emergencias. - Verificación y seguimiento periódico a desplazamientos masivos Jeffrey Villaveces por relación previa con CODHES 13. Punto focal Clúster de Protección

Nota: Incluye otros espacios de coordinación como el de análisis del conflicto armado y del impacto humanitario de la minería. - Participación y aporte de insumos de información en la reunión regular del clúster. - Elaboración de notas de la reunión del clúster de protección para compartir internamente. - Contacto con Lorena Nieto para verificación, alerta o seguimiento a emergencias. - Verificación y seguimiento periódico a desplazamientos masivos (pendiente discusión con el ACNUR sobre manejo de información) - Participación en otros espacios de análisis del clúster de protección (análisis del conflicto armado y del impacto humanitario de la minería). Chiara Capozio: - Participación y aporte de insumos de información en la reunión regular del clúster. - Elaboración de notas de la reunión del clúster de protección para compartir internamente. - Contacto con Lorena Nieto para verificación, alerta o seguimiento a emergencias.

Juan Pablo Caicedo: - Participación en otros espacios de análisis del clúster de protección (análisis del conflicto armado y del impacto humanitario de la minería).

- Verificación y seguimiento periódico a desplazamientos masivos (pendiente discusión con el ACNUR sobre manejo de información)

14. Participación en mesa de seguimiento al registro único de víctimas (reactivada en 2013)

Nota: Importante espacio de de incidencia. - Participación en reuniones mensuales y aporte con información y discusión sobre vacíos en el registro y en la atención humanitaria a emergencias.

Unidad de coordinación 15. Participación en grupo del SNU de seguimiento a la Ley de Víctimas y Restitución de Tierras. - Participación en reuniones periódicas. - Actualización sobre actividades con base en matriz de estrategia con entidades del GoC. - Participación en reuniones con gobierno. Unidad de coordinación