Common Request Form

El Common Request Form (CRF) es un mecanismo para ayudar al GTMI manejar el proceso de recolectar datos e información de los Clusters en el terreno en un ciclo regular de respuesta. CRF es un componente entre la esquema de la Common Cluster Data Initiative. Consiste de:

• Especificación de datos, delineando un conjunto completo de datos que los Clusters han comprometido compartir a través de OCHA con una frecuencia regular sobre el transcurso de una emergencia, con recomendaciones para su frecuencia o granularidad.
• Procesos y herramientas recomendados que las oficinas de pais de OCHA pueden utilizar para recojer el conjunto especificado de datos desde los Clusters, haciendo uso de lecciones de herramientas ya desarrollados en Somalia y Pakistán.

Conjunto de datos

La especificación completa del conjunto de datos del CRF se incluye los siguientes elementos de datos, constituyendo un conjunto minimo de información que OCHA debe recojer y compartir con la comunidad humanitaria:

• Información narrativa sobre las necesidades humanitarias, la respuesta humanitaria y brechas y restricciones claves para cada Cluster, dando insumos para el Sitrep, otros productos de reporte de OCHA y los componentes narrativos del Dashboard Humanitario.

• Datos de situación e indicadores de desempeño, desagregados por zona geográfica, sexo y edad hasta donde sea posible, dando datos para el monitoreo del CAP o Llamamiento Rápido a través del Dashboard Humanitario. En la mayoría de los casos, la selección de indicadores de situación e indicadores asociados de desempeño se recojería directamente del documento CAP o Llamamiento Rápido más reciente, en lo ideal incluiría por lo menos un indicador para la responsabilidad principal de cada Cluster.

• Información 3w incluyendo contactos de personal y la ubicación y estátus de los proyectos de las contrapartes de los Clusters, dando insumos para los sistemas de información 3W.

• Una lista de evaluaciones de necesidades, dando datos para la Encuesta de Encuestas.

Herramientas y Procesos

CRF incluirá un conjunto de datos y procesos recomendados para la recolección de información del conjunto de datos, incluyendo a:

• Un conjunto de plantillas Excel flexibles, con hojas de cálculo modulares para distintos elementos de datos;

• Un formulario en línea apoyando la entrada de datos para los mismos elementos;

• Guías operacionales para personal de OCHA y miembros del GTMI en una oficina país, recomendando un proceso para iniciar un acuerdo de compartir datos, haciendo solicitudes de datos, y llevando a cabo siguemiento con los Clusters.

Estos deben ser considerados por defecto, no un requerimiento, y se deja a la discreción de una oficina de terreno para determinar hasta donde las herramientas por defecto se utilizarán o no. De esta manera se ayuda consolidar las solicitudes, y puede llenar una brecha en donde no existe ningún proceso, pero no debe necesariamente reemplazar a un proceso ya existente. Por ejemplo, una oficina de terreno puede utilizar la plantilla por defecto del CRF para recojer actualizaciones narrativas y datos de indicadores, pero escojer recojer a la información 3w a través de un proceso alternativo.

Se espera que multiples iniciativas planeadas, incluyendo el Humanitarian Exchange Language (HXL), el Online Project System (OPS) y Humanitarian ID, eventualmente podrán permitir una porción importante del conjunto de datos CRF ser compartido de manera automática entre los sistemas de los miembros de los Clusters y los sistemas de OCHA. Mientras que esto naturalmente reemplazaría cualquier proceso manueal para compartir esos elementos de datos, tanto los formularios en línea y fuera de línea pueden seguir siendo necesario para actualizaciones de narativos en donde los Clusters todavía no han implementado sistemas en donde los datos de OCHA pueden ser compartidos.

Flexibilidad

Mientras que el conjunto de datos debe representar un conjunto mínimo de información definido al nivel global, se reconoce que existe una necesidad para una flexibilidad significativa al nivel de terreno para poder adaptar las capacidades específicas y el contexto de una emergencia dada. El CRF fue diseñado para apoyar flexibilidad en los siguientes áreas:

• Disponibilidad inicial, i.e., la primera vez en donde los elementos distintos de datos llegan ser disponibles, particularmente en una situación súbita.

• Frecuencia de las solicitudes, i.e., la frecuencia en que los Clusters están solicitados compartir cada pedazo de información, que cambiará sobre el transcurso de una emergencia.

• La selección de indicadores de situación y desempeño, que se debe basar sobre los procesos inter-cluster recomendados por el IASC, pero que no está especificada en el CRF.

• Las herramientas y procesos específicos utilizados para recojer el conjunto de datos, que como se describe anteriormente están a la discreción del personal de terreno.