Common Cluster Data Initiative

El Common Cluster Data Initiative o Iniciativa de Datos en Comunes de los Clusters (CCDI por su sigla en inglés), es una esfuerzo de manejar datos sobre una emergencia humanitaria de manera conjunta entre los Clusters. Entre sus elementos principales es la herramienta conocida como el Common Request Format (CRF), que sigue bajo desarrollo con planes para desarrollo y pilotaje en varios paises anterior a su lanzamiento final.

La capacidad del Grupo Temático de Manejo de Información para efectivamente recojer, agregar y manejar la información de los Clusters en el terreno es esencial para proveer servicios de coordinación enfocados en el cliente y productos de información asociados a la comunidad humanitaria. Mientras que informes de investigación e informales recientes han sugerido que esto es una área de dificultad consistente para las oficinas de terreno, debilitando los esfuerzos de OCHA para poder monitorear la información sobre la situación y los datos autoreportados de los Clusters, las oficinas de terreno de OCHA también han liderado el desarrollo de enfoques inovadores a estos problemas.

Antecedentes

Entre las experiencias de terreno en el manejar datos humanitarios de manera conjunta es una herramienta conocida como el Single Reporting Format SRF en Somalia y un sistema más detallado en línea en Pakistán. La idea del CCDI incluye un enfoque para crear una herramienta estandardizada basada en estas experiencias para uso en cualquier emergencia nueva.

Entre los problemas para el manejo de información entre los Clusters más importantes en donde CCDI debe dar una respuesta están:

• Solicitudes no coordinadas de información a Clusters
• Procesos de información no conectadas dentro de las oficinas de OCHA
• Papeles y responsabilidades poco claros y no coordinados para la recolección de la información

OCHA, en colaboración con IASC y otras contrapartes, ya tiene iniciativas importantes en camino que respondieron a estos temas en algunos áreas, y cualquier iniciativa nueva debe construir sobre, en lugar de duplicar, trabajo previo.

Concepto General de CCDI

La Iniciativa de Datos Comunes de los Clusters fortalecería y coordinaría procesos de OCHA y el GTMI ya existentes para la recolección, agregación y manejo de información de situación y datos sobre la respuesta humanitaria compartida por los Clusters regularmente. El sistema propuesto tiene tres elementos claves:

• Recolección: Common Request Form – CRF ofrecería una especificación mínima de conjunto de datos y herramientas y procesos por defecto para la recolección de información de los Clusters

• Agregación: La iniciativa propone un nuevo sistema en línea para agregar y actualizar información y datos de indicadores recogidos por el CRF, llenando una brecha en los sistemas de información de OCHA existentes en este momento

• Coordinación: La iniciativa incluiría guías operacionales claras sobre los papeles y las responsabilidades esperadas del personal de OCHA tanto como contrapartes

Figura 2: Los componentes técnicos de CCDI

Proceso de recolección: Common Request Form

El Common Request Form es un mecanismo para recolectar una serie de datos. En particular, especifica los datos y delinea un cojunto completo de datos que los Clusters en un país deben alimentar de manera sistemática. También incluye una serie de procesos y herramientas para el uso de la recolección de estos datos.

Agregación: Sistemas de datos entre los Clusters

La iniciativa incluye un nuevo sistema accesible por web, construido para funcionar con la plataforma HumanitarianResponse.info cuando esto sea disponible, que podría almacenar y agregar información CRF no manejados en este momento por otros sistemas del GTMI y OCHA. El objetivo no es reemplazar los sistemas existentes, si no llenar brechas en la capacidad actual de OCHA de seguir situaciones e información de desempeño que cambia sobre el tiempo. En particular, de la información recogida de los Clusters en el CRF, el Sistema de Datos de los Clusters manejaría:

• Información narrativa sobre las necesidades humanitarias, la respuesta humanitaria y brechas y restricciones claves
• Datos de indicadores de desemepño y situaciones

Mientras que el nuevo sistema daría un lugar para que el GTMI agregará los datos recogidos de los Clusters, es importante anotar que los Clusters seguirían siendo la fuente de autoridad para estos datos y serán los responsables para actualizar y manejarlos apropiadamente. La función clave es por ende agregar los datos, en lugar de procesarlos o manejarlos.

Coordinación: Guias Operacionales

Un aspecto clave de la Iniciativa de Datos Comunes de los Clusters es que se consolida el proceso de recolección y manejo de información para multiples procesos de información del GTMI y de OCHA, la mayoría de los cuales ya tienen papeles y responsabilidades claras asignadas. Es por ende crítico que la implementación de este sistema incluye guias operacionales claros sobre los papeles y las responsabilidades requeridos.

No se recomienda que este guia crea nuevos puestos de personal o que asignan responabilidades a posiciones o equipos ya existentes. En lugar de esto, los guias delinearían papeles con responsabilidades asociadas, sugeriendo como se podría asignar cada uno, pero dejando al terreno la decisión de como llenar estos papeles al Jefe de Oficina. Es improbable que estos sean responsabilidades de tiempo completo, y en lugar de esto podrían ser “experticias” que se podría asignar a personal existente.

Punto Focal de Coordinación de Información

El Punto Focal de Coordinación de Información es el responsible para asegurar que el proceso de inicio a final se ejecuta efectivamente, sirviendo como enlace como sea necesario con contrapartes tanto en los puntos de insumo como producto final en el sistema. Este papel se podría asignar al Coordinador de Evaluaciones, un IMO, un HAO, un Oficial de Reporting u otro personal como sea pertinente. Las responsabilidades incluyen los siguientes:

• Trabajar de manera colaborativa con el Mecanismo de Coordinación Inter-Cluster y coordinadores de los Clusters para establecer la información que cada Cluster utilizará, incluyendo el formato, frecuencia y granularidad de los datos.
• Manejar el proceso de solicitar a cada Cluster su información de manera regular y devolverles productos de información con las contrapartes.
• Ayudar al personal humanitaria responder a cualquier preguntas para clarificación o seguimiento con proveedores de información al nivel Cluster de manera coordinada.
• Asegurar un acceso a la información agregada para todas las contrapartes, incluyendo tanto personal de OCHA como contrapartes externas en la comunidad humanitaria.

Punto Focal de Manejo de Información

El Punto Focal de Manejo de Información es el responsible para las herramientas de tecnología apoyando el sistema. En la práctica, este papel tipicamente cae al IMO, un gerente en IM, o la cabeza de una celula IM inter-agencial si esta estructura existe. Es la responsabilidad del PF IM asegurar que la tecnología por debajo del sistema funciona de manera efectiva y que los datos que el sistema recoje están procesados de manera apropiado. Las responsabilidades incluyen:

• Servir de enlace con las contrapartes IM como sea necesario para apoyar el compartimiento de la información, preparando formularios CRF según la necesidad (Excel y/o en línea) para cada ciclo de solicitudes e importando la información presentada a los sistemas de OCHA
• Revisar los datos presentados para su formato y consistencia lógica y haciendo seguimiento sobre temas potenciales (en coordinación con el PF de Coordinación de Informacíon).
• Asegurar que la información presente en el sistema está correctamente manejado y mantenido, y asegurar que los productos e interfaces del sistema responden a las necesidades de los Clusters.

Grupo de Trabajo de Coordinación de Información

Además de los papeles de punto focal descritos anteriormente, se recomienda que OCHA al nivel pais establece un Grupo de Trabajo de Coordinación de Información interno y cruz-funcional para asegurar una coordinación y comunicación efectiva entre los distintos equipos que trabajarán con la información recojida a través del CRF. Membrecía en el grupo de trabajo debe ser determinado por la discreción de la oficina de terreno, pero se recomienda que se incluye por lo menos los dos puntos focales y multiples contrapartes claves incluyendo el Coordinador de Evaluaciones, personal de Reporting y personal de otros equipos como sea apropiado. Las responsabilidades incluyen:

• Revisión y discusión de la información CRF después de cada presentación de información por los Clusters.
• Trabajo con el PF de Coordinación de Información para coordinar seguimiento y clarificación en solicitudes a los Clusters.
• Identificación de actualizaciones claves al nivel de gerencia senior en la presentación de nueva información.

Responsabilidades de las Contrapartes

Es importante anotar que el GIC y coordinadores de los Clusters también tienen un papel clave en el proceso, y es la responsabilidad de la gerencia de OCHA y el PF de Coordinación de Información trabajar cercanamente y colaborativamente con estas contrapartes. Sin embargo no se considera que guias adicionales formales sean necesarios para las contrapartes externas, dado que la Iniciativa se consolida responsabilidades ya existentes en guias IASC.

Relaciones a Iniciativas Existentes

La Iniciativa de Datos Comunes de los Clusters busca consolidar y coordinar multiples flujos de información entre miembros del GTMI, y como tal se conecta a un rango amplio de procesos e iniciativas existentes. Estas conexiones se detalla en las siguientes secciones.

COD/FOD

Mientras que no existe una transferencia de datos directos entre los dos, los COD formulan un complemento importante al conjunto de datos CRF.

• Los COD son la fuente canónica para la información geográfica. Todos los campos geográficos en el CRF harán referencia a las ubicaciones geográficas en los COD, generalmente utilizando los Pcodes como un identificador único.
• Las estadísticas de poblaciones y figuras de poblaciones afectadas incluidos en los COD dan un contexto crítico a los indicadores de situación y desempeño recogidos en el CRF, formulando el denominador en común para muchas mediciones. Por ejemplo, si un Cluster reporta que x personas con necesidades en una zona dada en el CRF, este número se puede unir con las figuras de población COD para poder determinar el porcentaje de la población que esta representa.
• Los datos al nivel Cluster deben correlacionar lógicamente con el Perfil Humanitario de los COD; por ejemplo, no debe existir un estimado de Personas con Necesidades para un Cluster que sea mayor al número total de Personas Afectadas en el Perfil Humanitario COD. Los COD pueden por ende ser utilizados para hacerle chequeos lógicos sobre los datos CRF. Inversamente, los datos CRF también podrán ayudar en identificar problemas en el Perfil Humanitario.
• La relación entre el CRF y los FOD es por determinar, dado que los guias FOD siguen en proceso. Los FOD pueden incluir conjuntos de datos en tiempo real que cruzan con datos CRF, en cual caso estos datos también se recojerían con un proceso automático en lugar de un proceso manual. Dado que el conjunto de datos CRF podrían ligeramente ser considerado como un FOD en sí, también es posible que datos CRF se incluirían para ser descargados en el sitio web COD-FOD.

Proceso MIRA

• El conjunto de datos CRF no recojería datos directamente para el Reporte MIRA o de Definción Preliminario de Escenario (PSD en inglés). Sin embargo, si una emergencia súbita ocurrió en un pais CAP con el proceso CRF puesto, datos de indicadores CRF serían una fuente secundaria clave entre el proceso MIRA.
• PSD y MIRA darán mediciones iniciales de la línea de base sobre las necesidades para cada indicador sectorial.
• El Reporte MIRA da una base analítica para escojer un indicador de una situación clave (o “resultado”) para su inclusión en la revisión del Llamamiento Rápido. Para cada Cluster, un subconjunto de estos indicadores, con indicadores correspondientes de desempeño midiendo la “cobertura”, serían identificados para seguimiento a través del CRF.

Dashboard Humanitario

• El CRF reemplaza la Matriz Dashboard como un mecanismo de recolección para datos de indicadores de desempeño y situación para el Dashboard Humanitario. También recojerá información de narrativo actualizado para cada Cluster, que podrían ser utilizados en páginas sectoriales del Dashboard Humanitario.
• Los CCD reemplaza a la Matriz Dashboard como el agregador y mecanismo de almacenamiento para datos de indicadores para el Dashboard Humanitario.
• CCD producirá tablas y reportes de manera automática basado en datos de indicadores agregados, reemplazando la función de la Matriz Dashboard. Estas tablas también se puede utilizar en el producto publicado del Dashboard Humanitario.

Grupo de Trabajo de Evaluaciones y Coordinador de Evaluaciones

• El Coordinador de Evaluaciones se podria asignar como Punto Focal de Coordinación de Información para el proceso CRF, según las consideraciones del Jefe de Oficina OCHA. Si un Coordinador de Evaluaciones está nombrado pero no asume este papel, sin embargo seguirían los responsables del trabajo con los Clusters para poder establecer los indicadores claves que se debe recojer a través del CRF.
• CCD serán el sistema de información principal para el Grupo de Trabajo de Evaluaciones para poder agregar, almacenar y seguir datos de indicadores y cobertura sobre el tiempo. El Grupo de Trabajo de Evaluaciones será responsable para analizar los datos de indicadores y cobertura presentados, identificando discrepancias y problemas, y trabajando con los Clusters para responder a cualquier problemas y actualizar el conjunto de datos como sea necesario.

Encuesta de Encuestas

• CRF puede opcionalmente recolectar metadatos cumulativos sobre evaluaciones actuales y pasados, para importar en la Encuesta de Encuestas. Se deja a la discreción de la oficina de terreno sobre si se incluye estos datos en el CRF; haciendo esto permite consolidar las solicitudes, y puede llenar brechas en donde no hay un proceso existente todavía, pero no debe reemplazasr un proceso efectivo ya existente necesariamente.

3W

• CRF opcionalmente puede recolectar datos de intervenciones de las contrapartes en los Clusters en el sistema 3W. Igual que se ha anotado anteriormente: cada oficina de terreno se decide si se incluye a estos datos en el CRF; haciendo asi permite consolidar las solicitudes, y puede llenar una brecha si no existe un proceso todavía, pero no debe reemplazar un proceso efectivo ya existente.

HumanitarianResponse.info

• CCDs pueden o no hacer uso de la misma infraestuctura técnica que el sitio web HumanitarianResponse.info, pero se construirá como un sistema autónomo que se puede integrar facilmente. Dado que HumanitarianResponse.info no se ha lanzado todavía y puede terminarse sobre un plazo mas largo que CCDs, CCDs debe evitar ser dependiente en este proyecto.
• Información recojida a través del CRF estará accesible a través del sitio web HumanitarianResponse.info, en donde probablemente se mostrará al lado de otra información relacionada de otros sistemas.
• Un formulario de insumos en línea para el CRF estaría accesible a través del sitio web HumanitarianResponse.info

Humanitarian Exchange Language (HXL)

• El estándar HXL busca apoyar transferencias automáticas de datos desde los sistemas de información de los Clusters. Esta transferencia automatizada eventualmente reemplazaría algunos componentes del CRF que recojen datos existentes en una forma similar en sistemas de los Clusters, potencialmente incluyendo datos de cobertura y proyectos 3w.
• Transferencias basadas en HXL NO reemplazarían las porciones narrativas del CRF, que requieren análisis humano y improbablemente existirían en un formato comparable en sistemas de los Clusters.
• El estándar HXL se utilizaría como un formato de datos para el API público CCDs.

Humanitarian ID

• El proyecto Humanitarian ID eventualmente volvería el sistema de listas de contactos para la comunidad humanitaria. Cualquier datos CRF tratandose de contactos estaría entrelazado a los perfiles en Humanitaria ID, en lugar de repetir datos de contacto que se desactualizaría rápidamente.

Online Project System (OPS)

OPS está siendo actualizado para incluir información sobre proyectos en este momento almacenados en la base de datos 3W, y puede incluir reportes de proyectos e información de cobertura. La intención es que los Líderes de los Clusters podrán hacer uso de OPS para recojer esta información de las contrapartes en los Clusters.

• OPS augmentado, que se está desarrollando sobre un periodo parecido al marco de trabajo CCDs, debe ser diseñado para ofrecer transferencia automático de datos al CCDs cuando ambos sistemas están terminados. Esto eliminaría la necesidad de manualmente entrar información de proyectos 3W o indicadores de desempeño a través del CRF.
• El plan existente para el OPS augmentado NO incluye el seguimiento de mediciones de indicadores de situaciones (i.e., mediciones de las necesidades), aunque los indicadores de desempeño estarán cada uno asociado con una necesidad específica a que se está respondiendo. CRF por ende seguiría requeriendo a los Clusters actualizar sus numeros manualmente para los indicadores de situación a través del CRF (aunque estos estarían generalmente recojidas con mucha menos frecuencia que los indicadores de desempeño).
• Si ambos sistemas están funcionando en un sitio, CCDs seguiría jugando un papel en unir datos para indicadores de situación con datos para indicadores de desempeño. Para que esto sea posible, sin embargo, es crítico que ambos sistemas comparten identificadores únicos de indicadores de situación. Esta es una preocupación técnica importante para poder responder en un documento separado.

Proceso CAP / Llamamiento Rápido

• Los indicadores de situación sectoriales claves recojidas en el CRF, tanto como metas de desempeño sectoriales, deben ser recogidosde los indicadores identificados en la última revisión del CAP o Llamamiento Rápido, que en su torno deben ser basados sobre un análisis del proceso MIRA.
• Dado que el CRF hace seguimiento de los indicadores de situación y desempeño especificados en los documentos CAP y de Llamamiento Rapido, eventualmente pueden ser incluidos en los Guias CAP como un componente recomendado de un plan de monitoreo CAP.
• Los datos de indicadores y las actualizaciones de narrativo claves en el CCDS es una parte importante del Dashboard Humanitario, que en su torno estarían incluidos en los documentos CAP y de Llamamiento Rápido. Esta información probablemente sería un recurso importante para un Oficial de Planeación y otros actualizando o revisando estos documentos.

Procesos de Reporting

• CRF reemplaza la plantilla de insumos de los Clusters como un mecanismo de recolección para actualizaciones de narrativos alimentando el Sitrep.
• CCDS volverá la fuente principal de la información narrativa de los Clusters alimentando el Sitrep y los reportes regulares. Anotar que, tal como se ha detallado en las Especificaciones de Conjuntos de Datos CRF (Anexo B), OCHA sigue siendo el responsable para la edición de este narrativo para gramática, estilo y tamaño.
• CCDS servirá para almacenar la copia editada para la actualización desde cada Cluster tal como aparece en el Sitrep. En este caso, CCDS también se podría utilizar para proveer “reportes sobre la demanda” basándose en los datos en los Sitreps – por ejemplo, un informe sobre un Cluster en particular sobre el transcurso de una emergencia.
• CCDS se puede utilizar para producir, de manera automática, una plantilla Word para el Sitrep, incluyendo las actualizaciones mas recientes de los Clusters, que luego se podría editar por personal de Reporting antes de permitir su publicación y distribución.

Iniciativa de Celula IM Augmentada

La celula IM augmentada co-ubicaría personal de IM de todos los Clusters en un espacio común, debajo del liderazgo de un gerente IM senior de OCHA.

• Si una celula augmentada ya existe, el gerente probablemente serviría como el PF IM en el proceso CRF, según las consideraciones del Jefe de Oficina.
• Dado que una celula augmentada ayudará en asegurar una colaboración inter-cluster IM cercana, algunas porciones del CRF (e.g., información 3w) pueden ser movidos por un proceso de transferencia de datos, según las consideraciones del PF IM.
• Es probable que algunas de las responsabilidades especificas del PF IM, e.g., preparar formularios de insumos CRF para cada ciclo de solicitudes y asgurando que los datos presentados están validados e importados en CCDS, devolvería al personal IM entre la celula (según consideraciones del PF IM).

Agenda Transformadora IASC

CCDI, en linea con el marco de la Agenda Transformadora IASC, apoya en varios puntos específicos:

• CCDI busca mejorar las capacidades de IM de OCHA con respecto a la recolección y compartimiento de información de los Clusters (punto 35).
• CCDI apoya en monitoreo contínuo del desempeño en que ayuda a los Clusters compartir datos de situación y desempeño con la comunidad humanitaria en un formato consistente y predicible continuamente durante una emergencia (punto 37).
• CCDI apoya la medición, agregación y diseminación de indicadores de situación y desempeño identificados en el CAP (punto 39).

Enlaces Externas

• Objetivo 1.4 de OCHA