Sistema de Información 4W

El Sistema de Información 4W es una parte del SIDIH, y forma la base de datos principal sobre proyectos en Colombia. Su enfoque y sistema de clasificación se basa sobre los Clusters activos en el Equipo Humanitario de País. Los 4W se refiere a quién hace qué donde y cuando, haciendo referencia a los W en inglés: who, what, when and where.

Antecedentes

Un diseño inicial fue creado en el 2009 con PNUD, con el objetivo de sistematizar los proyectos del Sistema Naciones Unidas en Colombia bajo el marco UNDAF. OCHA Colombia trabajó con PNUD para diseñar esta herramienta en consulta con el UNCT y entregó una base de datos para el manejo de la Oficina del Coordinador Residente.

Posteriormente, con las inundaciones de 2010 causados por el fenómeno de "La Niña", el Coordinador Humanitario en el momento, el Señor Bruno Moro, solicitó a OCHA activar una Sala de Situación Humanitaria, con uno de sus principales objetivos siendo la organización de información a la respuesta de emergencia a estas inundaciones. Inicialmente, esta información fue recogida en un google spreadsheet, pero la Oficina del Coordinador Residente decidió invertir dinero en expandir la base de datos original de UNDAF para el fin de organizar la información humanitaria sobre esta emergencia. Terminada la emergencia, el sistema de información 4W siguió y expandió, ahora formando una parte integral del SIDIH.

Objetivo del Sistema de Información

El Sistema de Información 4W ha evolucionado como una herramienta diseñada sistematizar datos de proyectos vigentes en Colombia, con el objetivo de identificar la respuesta como un componente de análisis de brechas. A base de la información presente en el Sistema, es posible visualizar la presencia operacional y respuesta de una gran cantidad de organizaciones operando en Colombia.

Responsabilidades por el Manejo de Información de 4w

Existen varias avenidas para compartir información sobre proyectos para que aparece en el Sistema de Información 4W:

Puntos focales de información son responsables para la recolección de datos sobre proyectos de sus Clusters respectivos. Los miembros de los Clusters funcionan también como validadores de los proyectos. El único punto de recolección de datos de proyectos del SNU debe ser a través de estos Puntos Focales.
Equipos Humanitarios Locales son responsables para recolectar la información de proyectos en su zona de accíon por parte de las ONG.
Otros envíos de datos, incluyendo de contrapartes gubernamentales.

Existe duplicidad en la avenidas de recolección, aunque si cada proyecto cuenta con su código interno, se evita cargar dos veces el mismo proyecto.

Variables por Proyecto

Cada proyecto cuenta con las siguientes variables:

Información Básica

Identificador dentro de SIDI: Una numeración consecutiva
Código Interno del proyecto: El código del proyecto según la organización que lo maneja. Este código es fundamental para evitar duplicidad en subir datos.
Nombre del Proyecto: Título corto del proyecto
Descripción del proyecto: Explicación mas extensa del proyecto

Organización encargada/Ejecutor: La organización que supervisa el proyecto
- Sigla: La sigla de la organización implementadora
- Nombre: El nombre de la organización implementadora
- Tipo: El tipo de organización implementadora, entendido como Agencia SNU, ONG nacional o internacional, agencia de cooperación o movimiento de la Cruz Roja. Entidades estatales no están incluidos dado que SIDI no organiza información de respuesta por parte del estado.
Implementador: Datos de la organización implementadora del proyecto
- Sigla
- Nombre
- Tipo

Categorización por Sectores Humanitarios

Sector: El sector o los sectores (Cluster) a que corresponde el proyecto, no puede ser más de uno, incluyendo las siguientes categorías:
- Agua, saneamiento e higiene (WASH) - correspondiendo a la Comisión CASH
- Alojamiento y ayuda no alimentaria - correspondiendo al Cluster Albergue
- Coordinación - correspondiendo a temas de coordinación
- Educación en Emergencia - correspondiendo a la Mesa de Educación en Emergencia
- Protección - correspondiendo al Cluster de Protección
- Recuperación Temprana - correspondiendo al Cluster de Recuperación Temprana
- Seguridad Alimentaria y Nutrición (SAN) - correspondiendo al Cluster SAN
- Telecomunicaciones en Emergencia - correspondiendo al tema de Telecomunicaciones en Emergencia
- Temas Transversales - correspondiendo a uno o más Temas Transversales (esto complementa pero no reemplaza la categorización por Cluster arriba)
  - Género - correspondiendo a temas de SGBV relacionado con el conflicto y al Grupo de Género
  - VIH/SIDA - correspondiendo a temas de VIH/SIDA en el ámbito humanitario
  - Cambio Climático - correspondiendo a temas de Cambio Climático y al Grupo Inter-Agencial de Cambio Climático
  - Manejo de Información - correspondiendo a temas de Manejo de Información y al GTMI

Categorización según Resultados de Construcción de Paz y Desarrollo Sostenible

Resultados UNDAF: Uno o mas resultados esperados que se cumplen con la clasificación UNDAF
- Construcción de Paz
  - Democracia de base local para la garantía de derechos: Colombia habrá avanzado hacia la paz gracias a la consolidación del Estado Social de Derecho y la gobernabilidad inclusiva, mediante el fortalecimiento de la participación ciudadana, la eficacia de los gobiernos locales y la garantía de los derechos humanos en todo el territorio nacional
  - Derechos de las víctimas: Colombia habrá avanzado hacia el restablecimiento sostenible de los derechos de las víctimas del conflicto armado
  - Transformación de conflictos y cultura de paz: Colombia ha avanzado hacia la paz reduciendo la violencia, aumentando la resolución pacífica de conflictos y garantizando el derecho a la justicia
  - Transición hacia la paz: Colombia habrá implementado los acuerdos de fin del conflicto armado en los ámbitos nacional y territorial
- Desarrollo sostenible
  - Equidad de género: Colombia habrá avanzado en la disminución de las brechas de género
  - Equidad y movilidad social: Colombia habrá logrado mayor equidad mediante el avance en los ODS y la reducción sostenible de brechas económicas, sociales y de género
  - Inclusión y bienestar rural: Colombia habrá logrado mayor equidad mediante la inclusión social y económica de la población rural
  - Sostenibilidad ambiental: Colombia habrá logrado mayor resiliencia y sostenibilidad socio-ambiental para hacer frente a los efectos del cambio climático, aprovechar sosteniblemente los recursos naturales y gestionar eficazmente los riesgos de desastre

Tiempo de Ejecución

Fecha de Inicio: En el formato DD/MM/AAAA
Fecha de Finalización: En el formato DD/MM/AAAA
Tiempo de ejecución: Número de meses que dura la ejecución del proyecto

Estado del Proyecto

Estado actual del proyecto:Evaluación, Formulación, En ejecución, Finalizado

Presupuesto del Proyecto

Presupuesto Total: En dólares (USD$)

Así mismo se incluye un desglose de las partidas anualizadas:

Presupuesto Año 1: En dólares (USD$)
Presupuesto Año 2: En dólares (USD$)
Presupuesto Año 3: En dólares (USD$)
Presupuesto Año 4: En dólares (USD$)
Presupuesto Año 5: En dólares (USD$)

Donantes

Se incluyen los datos y aportes de una o mas organizaciones donantes:

Donante: Organización fuente de los recursos
Monto: Valor en dólares aportado por el donante (USD$)
Fecha de adjudicación de recursos: Fecha en la cual se entregaron los recursos al proyecto.

Plan Estratégico de Respuesta

El proyecto hace parte del Plan Estratégico de Respuesta? (0 o 1)

Datos de Contacto en Terreno

Nombres y apellidos:
Correo Electrónico
Celular

Beneficiarios Poblacionales

Total Beneficiarios

Total Mujeres
- Mujeres 0-5 años
- Mujeres 6-18 años
- Mujeres 18-64 años
- Mujeres 65+ años
Total Hombres
- Hombres 0-5 años
- Hombres 6-18 años
- Hombres 18-64 años
- Hombres 65+ años
Número de víctimas
Número de afectados por desastres
Número de desmovilizados-reinsertados
Número de Afro-colombianos
Número de indígenas

Beneficiarios Indirectos

Total beneficiarios indirectos
Total mujeres
Total hombres

Beneficiarios No-Poblacionales

Organización Beneficiaria: Datos de las organizaciones que se benefician con el proyecto:
- Sigla
- Nombre
- Tipo

Cobertura Geográfica

Cobertura
- DIVIPOLA: Código DANE del municipio de la intervención
- Departamento: Nombre de los departamento
- Municipio: Nombre de los municipios
- Latitúd - estas coordenadas son del proyecto, si es el caso que una información más exacta que municipio sea disponible
- Longitúd - estas coordenadas son del proyecto, si es el caso que una información más exacta que municipio sea disponible

Interagencialidad

Es proyecto interagencial?: Define si el proyecto cumple con los criterios de Proyecto Interagencial

Cash Based Transfer

Modalidad de Asistencia
Mecanismo de entrega
Frecuencia de distribución
Valor por persona (USD)

Algoritmo de distribución del presupuesto por beneficiarios directos, cluster, departamento y años

Con la intención de mostrar valores más exactos para presupuesto y beneficiarios, 4W maneja el siguiente procedimiento para calcular dichos valores.

Condiciones:

Un proyecto tiene presupuesto en dolares
Un proyecto tiene un número de beneficiarios directos
Un proyecto tiene un número de meses de ejecución
Un proyecto pertenece a 1 o varios cluster
Un proyecto tiene cobertura en 1 o varios municipios

Para un año:

Cálculo de presupuesto

- Dividir el presupuesto total en el número total de meses de ejecución y multiplicarlo por el número de meses de ejecución del año a consultar

Cálculo de beneficiarios

- Dividir el total de beneficiarios directos en el número total de meses de ejecución y multiplicarlo por el número de meses de ejecución del año a consultar

Para un cluster:

Cálculo de presupuesto

- Si el proyecto tiene especificado el presupuesto por cluster, retorna ese valor, de lo contrario, divide el presupuesto total en el número de cluster de manera equitativa

Para un departamento:

Cálculo de presupuesto

- Dividir el presupuesto total en el número total de municipios que cubre el proyecto y multiplicarlo por el número de municipios del departamento a consultar

Cálculo de beneficiarios

- Dividir el total de beneficiarios directos en el número total de municipios que cubre el proyecto y multiplicarlo por el número de municipios del departamento a consultar

Con esta base, mediante un ejemplo, vamos a explicar la metodología usada:

Presupuesto: U$320.000
Beneficiarios: 2.300 directos
Periodo de ejecuión: Febrero de 2013 a Octubre de 2014, equivalente a: 20 meses
Cluster: SAN y WASH
Cobertura: 3 municipios en Boyacá y 6 municipios en Santander, total 9 municipios

Cual el presupuesto y el número de beneficiraios de ese proyecto para 2014?

Presupuesto:

Dividimos el presupuesto total en el número de meses y contamos el número de meses de 2014 en los que se ejecuta el proyecto

1. 320000/20 = U$16000/mes

2. Ahora multiplicamos el valor mensual por 10 meses (Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, Julio, Agosto, Septiembre, Octubre de 2014)

3. Presupuesto 2014= 16000*10 = U$ 160.000

Beneficiarios:

1. 2300/20 = 115 beneficiarios directos / mes